E-Bilanz: Das ist bei der Bilanzierung zu beachten
Die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten, kurz E-Bilanz genannt, ist für bilanzierende Unternehmer verpflichtend. Wir haben die wichtigsten Strategien zum Umgang mit der E-Bilanz bzw. der neuen Taxonomie zusammengestellt.
Die E-Bilanz, also die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten sowie der Daten zur Gewinn- und Verlustrechnung, muss im XBRL-Format in einer bestimmten Gliederungstiefe ans Finanzamt geschickt werden. Das Finanzamt erweitert diese Gliederungstiefe (im Fachjargon Taxonomie) jedes Jahr. Um bei den Jahresabschlussarbeiten für das laufende Geschäftsjahr keine allzu zeitintensiven Anpassungen und Umbuchungen vornehmen zu müssen, sollten bilanzierende Unternehmen die von der Finanzverwaltung vorgesehene Gliederungstiefe zur E-Bilanz bereits zu Beginn eines Geschäftsjahres in ihren Kontenrahmen übernehmen. Dann wird bereits während des Jahres auf die richtigen Konten gebucht.
E-Bilanz: Wer muss welche Daten übermitteln?
Alle bilanzierenden Unternehmen sind zur elektronischen Übermittlung ihrer Bilanzdaten verpflichtet. In der Praxis müssen folgende Unternehmen eine E-Bilanz übermitteln:
- Gewerbetreibende, die laut Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder dies freiwillig tun
- Land-und Forstwirte, die nach der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren
- Freiberufler, die freiwillig Bücher führen
- Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch (soweit keine Befreiung möglich ist für Einzelkaufleute wegen Unterschreitung der Grenzwerte der Umsatzerlöse bzw. des Jahresüberschusses)
Die Finanzverwaltung hat festgelegt, welche Mindestdaten elektronisch zu übermitteln sind. Der Datensatz umfasst das Stammdaten-Modul und das Jahresabschluss-Modul. In den Stammdaten werden beispielsweise Rechtsform, Sitz des Unternehmens, Steuernummer, Wirtschaftsjahr, Angaben zu Gesellschaftern usw. erfasst.
Im Jahresabschluss-Modul ist ein Datenschema zur Übermittlung der erforderlichen Berichte enthalten.
Folgende Berichtsbestandteile gehören zu Muss-Bestandteilen. Die in fett gedruckten Berichte sind verpflichtend zu übertragen.
- Einheitsbilanz oder handelsrechtliche Bilanz inkl. Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz
- Gewinn-und Verlustrechnung
- Ergebnisverwendung
- Kapitalkontenentwicklung (nur für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften)
- Steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
- Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Felder)
Daneben existierende Berichte können freiwillig elektronisch übermittelt werden, z. B. der von der Finanzverwaltung benötigte Anlagespiegel.
Strategien zur Umsetzung der E-Bilanz- Anforderungen
Bilanzierende Unternehmer suchen häufig nach Gestaltungstipps zur E-Bilanz. Doch hierzu werden sie nicht allzu viel finden. Bei der E-Bilanz handelt es sich lediglich um die elektronische Übermittlung der Steuerbilanz. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind also identisch mit den Gestaltungsmöglichkeiten der klassischen Bilanz. Die einzige zusätzliche Möglichkeit, Einfluss zu nehmen, ist die Entscheidung, in welchem Umfang die E-Bilanz-Vorgaben umgesetzt werden. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Detailtiefe, mit der die einzelnen Positionen verbucht werden. Hier sind drei Umsetzungsvarianten denkbar.
Maximalstrategie: Totale Transparenz in der E-Bilanz
Entscheidet ein Unternehmen sich für die Maximalstrategie, übermittelt es dem Finanzamt mehr steuerliche Detailinformationen, als es müsste. Hier werden nicht nur die vom Bundesfinanzministerium festgelegten, sogenannten „Mussfelder“ übermittelt, sondern alle relevanten Bilanzdaten.
Folge: Die maximale Transparenz signalisiert dem Finanzamt Folgendes: Steuerehrlichkeit und absolute Transparenz. Das kann dazu führen, dass Rückfragen des Finanzamts oder sogar Betriebsprüfungen vermieden werden. Die Umsetzung der Maximalstrategie ist zumindest in der Umsetzungsphase jedoch sehr zeitaufwändig und personalintensiv. Außerdem gibt es natürlich in jeder Bilanz auch Grenzfälle oder potenziell strittige Themen, die dem Finanzamt dann ebenfalls transparent gemacht werden.
Minimalstrategie von E-Bilanz lässt Fragen offen
Das Gegenteil der Maximalstrategie ist die Minimalstrategie. Es ist völlig legitim, dem Finanzamt lediglich eine E-Bilanz mit Daten der Mussfelder zu übermitteln. Für die anderen Positionen nutzen Unternehmen die zahlreichen Auffangpositionen.
Folge: Hier kann es passieren, dass der Finanzamts-Computer Alarm schlägt und die übermittelten Bilanzdaten wegen der geringen Transparenz als Risikofall einstuft. Kritische Rückfragen oder sogar die Anordnung von Betriebsprüfungen werden durch diese minimalistische Informationstaktik zumindest deutlich wahrscheinlicher. Andererseits kann die E-Bilanz auf diese Weise mit erheblich weniger Zeit- und Personalaufwand gestemmt werden.
Tipp:
Viele bilanzierende Unternehmer suchen nach den Vorteilen der E-Bilanz für ihr Unternehmen. Hierzu ist Folgendes anzumerken: Die E-Bilanz bringt vor allem für die Finanzämter Vorteile, weil der Finanzamts-Computer bereits zahlreiche Fehler oder Ungereimtheiten in der Bilanz automatisch aufdecken kann. Doch auch Unternehmer profitieren, weil durch die kleinteilige Untergliederung der Bilanz künftig bessere Auswertungen vorgenommen werden können (Rohgewinn etc.).
Praxistauglicher Mittelweg: Die Neutralstrategie in der E-Bilanz
Wer nicht zu viel von seinen Bilanzdaten preisgeben und die Arbeit nicht ausufern lassen möchte, aber dennoch nicht als Risikofall beim Finanzamt eingestuft werden will, für den ist die Neutralstrategie die richtige. Hier werden die „Muss-„ oder „Pflichtfelder“ übermittelt und auch einige „Kannfelder“ ausgefüllt.
