Arbeitsmittel und die Steuer: Dein Wegweiser zum Sparen

Arbeitsausstattung steuerlich geltend machen: So geht‘s!

Arbeitsmittel umfassen sämtliche Vermögensgegenstände, Werkzeuge oder Materialien, die Steuerpflichtige direkt zur Ausführung ihrer beruflichen Tätigkeiten benötigen. Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit ist, dass die Mittel überwiegend oder ausschließlich für deine berufliche Tätigkeit genutzt werden. Die Ausgaben, die für solche Arbeitsmittel anfallen, kannst du als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung absetzen. Selbstständige können diese Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen.

Deine Arbeitsausstattung ist also ein verstecktes Werkzeug, um Steuern zu sparen. Hierunter fallen notwendige arbeitstechnische Gegenstände, wie Computer, Bücher und sogar tierische Helfer. Allerdings wird nicht alles als Arbeitsmittel angerechnet. Wir erklären dir, was dazu gehört und was nicht und wie du die Regelungen effektiv nutzen kannst.

Wann lassen sich Arbeitsmittel steuerlich absetzen?

Grundsätzlich gilt bei Werbungskosten das Abflussprinzip: Kosten für Arbeitsmittel werden im gleichen Jahr steuerlich berücksichtigt, in dem du sie bezahlt hast.

Neben diesem sogenannten Abflussprinzip gibt es allerdings Sonderregeln für einige Dinge. Wir zeigen dir hier, welche Abschreibungsmöglichkeiten für welche Arbeitsmittel gelten und wie du sie unterscheiden kannst.

Sofortabschreibung von Arbeitsmitteln

Am einfachsten ist es, wenn du die Kosten im Jahr der Zahlung vollständig als Werbungskosten abziehen kannst (Abflussprinzip).

Das ist möglich, wenn es sich um ein sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) handelt.

Ein Arbeitsmittel gilt als GWG, wenn:

·      der Kaufpreis höchstens 800 € netto beträgt (952 € brutto bei 19 % Umsatzsteuer)

·      das Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar ist

In diesem Fall kannst du den gesamten Betrag im Jahr der Anschaffung absetzen.

Abschreibung über mehrere Jahre (AfA)

Falls die Arbeitsmittel in der Regel länger als ein Jahr genutzt werden und der Kaufpreis über 800€ liegt (GWG-Grenze), ist es für Arbeitnehmer:innen vorgesehen, die Anschaffungskosten gemäß der AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) abzusetzen. Das bedeutet, dass die Kosten über mehrere Jahre verteilt steuerlich geltend gemacht werden müssen. Dies trifft jedoch nicht zu, wenn es sich um geringwertige Wirtschaftsgüter handelt.  

Achtung: Wird ein Arbeitsmittel im Laufe des Jahres gekauft, kannst du die Abschreibung im ersten Jahr nur zeitanteilig (monatsanteilig) geltend machen.

Welche Nutzungsdauer für welches Arbeitsmittel veranschlagt wird, geht aus den AfA-Tabellen des Finanzamts hervor, z. B. 3 ahre für Computer oder 6 Jahre für Fahrzeuge.

Sonderregelungen für Computer, Laptop und Software

Um den raschen technologischen Fortschritt zu berücksichtigen und die digitale Entwicklung zu fördern, hat die Finanzverwaltung die Zeit, über die Computerhardware und Software steuerlich abgeschrieben werden kann, reduziert.

Statt der bisherigen drei Jahre gilt seit 2021 eine Abschreibungszeit von einem Jahr für Laptops, Tablets und ähnliche Geräte. Auch für Zubehör gilt diese verkürzte Nutzungsdauer, z. B. Monitore und Drucker.  

Das bedeutet: Auch Geräte über 800€ netto, die über einen längeren Zeitraum genutzt werden, können innerhalb eines Jahres vollständig abgeschrieben werden.

Job oder Freizeit? Die Grauzone

Stell dir vor, du hast gerade ein schickes Tablet gekauft. Wirst du es für deinen Job oder zum Vergnügen nutzen?

Kosten, die der privaten Lebensführung zugerechnet werden, können nicht als Werbungskosten abgesetzt werden. Das gilt auch dann nicht, wenn ein Arbeitsmittel ursprünglich zur Unterstützung deines Berufs bestimmt war.

Falls unklar ist, ob ein bestimmtes Gut eher beruflich oder privat genutzt wird, kann es gegebenenfalls sinnvoll sein, die Kosten anteilig aufzuteilen. Das bedeutet, dass nur der beruflich genutzte Anteil der Kosten als Werbungskosten angesetzt wird. Das ist insbesondere wichtig, wenn die Kosten klar aufgeteilt werden können, wie zum Beispiel durch eine realistische Schätzung des jeweiligen Nutzungsanteils bei Computern.

Wenn du unsicher bist, gehe in solchen Fällen davon aus, dass etwa 50 % der Nutzung beruflich bedingt ist. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine gesetzlich festgelegte Pauschale; die Nutzung sollte nachweisbar oder zumindest realistisch einschätzbar sein. Leider kannst du die Kosten nicht von der Steuer absetzen, wenn du sie nicht aufteilen kannst.

Beispiele in der Praxis: Das ist der Vorteil!

Hier sind einige Beispiele für typische Arbeitsmittel, bei denen du die Kosten in deiner Steuererklärung abziehen kannst:

Arbeitskleidung
Die Kosten für deine Berufskleidung können steuerlich berücksichtigt werden.

Fachliteratur
Du kannst die Kosten für Fachbücher und Zeitschriften als Werbungskosten absetzen, wenn du in jedem Einzelfall nachweisen oder zumindest glaubhaft machen kannst, dass sie berufsbedingt angeschafft wurden.

Laptoptasche oder Aktenkoffer
Wenn du sie ausschließlich oder hauptsächlich für deine beruflichen Zwecke nutzt. Wenn gemischt genutzt, anteilig absetzbar.

Noten
Für Musiklehrer:innen oder Berufsmusiker:innen können Noten als Arbeitsmittel anerkannt werden.

Regale
Wenn du eindeutig belegen kannst, dass sie hauptsächlich für berufliche oder betriebliche Zwecke (z. B. Fachliteratur) genutzt werden, sind die Aufwendungen für (Bücher-)Regale als Arbeitsmittel absetzbar. Wenn gemischt genutzt, anteilig absetzbar.

Schreibtisch
Wenn dein Schreibtisch hauptsächlich für berufliche Zwecke verwendet wird und nicht für repräsentative Zwecke dient, kann er als Arbeitsmittel angesehen werden. Das gilt auch für die Schreibtischlampe. Hierfür ist auch relevant, ob es sich nach § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG um ein häusliches Arbeitszimmer handelt, da die steuerliche Absetzbarkeit von Möbeln oft im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer geprüft wird.

Sportkleidung und -ausstattung
Dies gilt für Lehrkräfte im Fach Sport, wenn du zeitnah im Sportunterricht darauf angewiesen bist oder deine berufliche Tätigkeit einen ähnlichen expliziten sportlichen Bezug hat. Freizeitsportkleidung ist nicht absetzbar.

Werkzeuge und Utensilien
Werkzeuge wie beispielsweise Kochmesser können als Arbeitsmittel abgesetzt werden, wenn sie beruflich genutzt werden. Denke auch an Büromaterialien wie Druckerpapier, Ordner, Stifte, etc.

Dein Haustier als Steuervorteil: mal was anderes

Tierliebhaber:innen aufgepasst! Es ist tatsächlich möglich, dass deine pelzigen Gefährten in besonderen Fällen deine Steuersituation verbessern. Die Kosten für die Ausbildung eines Tieres, zum Beispiel die Schulung eines Hundes zum Therapiehund im Rahmen eines Projekts zur tiergestützten Pädagogik, sind in vollem Umfang abziehbar. Die laufenden Kosten wie Futter, Tierarztkosten und Versicherungsbeiträge können anteilig (bei einem Einsatz an fünf Schultagen pro Woche) zu 50 % als Werbungskosten abgezogen werden, sofern das Tier tatsächlich im beruf eingesetzt wird.

Generell gilt aber nach der Entscheidung des Bundesfinanzhofs von 2021: Tiere sind keine typischen Arbeitsmittel. Kosten können daher lediglich in besonderen Fällen, etwa bei aktiven Schulhunden, anteilig als Werbungskosten berücksichtigt werden.

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