Steuererklärung elektronisch abgeben: Wann du musst und wann Papier noch geht

Elektronisch oder Papier: Woran entscheidet es sich?

Für die Praxisreicht eine Faustregel:

Sobald du Gewinneinkünfte erklärst, erwartet das Finanzamt deine Einkommensteuererklärung in der Regel elektronisch (ELSTER oder Steuersoftware).

Mit„Gewinneinkünften“ sind vor allem diese Einkunftsarten gemeint:

• Selbstständige Arbeit (Anlage S)
• Gewerbebetrieb (Anlage G)
• Land- und Forstwirtschaft (Anlage L)

Sobald eine dieser Anlagen bei dir relevant ist, ist Papier häufig nicht mehr der richtige Weg.

Wer muss die Einkommensteuererklärung elektronisch abgeben?

Typische Fälle, in denen die elektronische Abgabe praktisch immer verlangt wird:

• du bist selbstständig (z. B. als Designer, Dozentin, IT-Berater, Fotografin)
• du betreibst ein Gewerbe, auch nebenbei (z. B. Online-Shop, Handwerk, Verkauf über Plattformen)
• du hast Land- und Forstwirtschaft
• du musst eine Gewinnermittlung abgeben (z. B. Einnahmen-Überschussrechnung)

Praxis-Hinweis: Viele trifft das „nebenbei“, etwa bei einem kleinen Gewerbe oder bestimmten Konstellationen rund um Photovoltaik – sobald dadurch Gewinneinkünfte erklärt werden müssen, ist die elektronische Abgabe meist gesetzt.

Was passiert, wenn du trotzdem Papier abgibst?

Wenn du eigentlich elektronisch abgeben musst, kann das Finanzamt eine Papiererklärung wie „nicht wirksam eingereicht“ behandeln. Ergebnis: Die Erklärung wird zunächst nicht bearbeitet und du bekommst stattdessen die Aufforderung, alles noch einmal elektronisch zu übermitteln.

Dass der Hinweis manchmal erst nach Wochen kommt, liegt daran, dass die fehlende elektronische Form oft erst im Bearbeitungsprozess auffällt.

Gilt die Pflicht auch für die Anlage EÜR?

Ja. Wenn du eine standardisierte Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR) abgeben musst, ist die Übermittlung grundsätzlich elektronisch vorgesehen.

Wichtig: In Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag zulassen, dass du ausnahmsweise Papier nutzt. Das steht ausdrücklich so in den Hinweisen zur EÜR und in den BMF-Vorgaben.

Welche Erklärungen müssen bei Unternehmern meist ebenfalls elektronisch raus?

Wenn du unternehmerisch tätig bist, betrifft die elektronische Abgabe häufig nicht nur die Einkommensteuer. Je nach Situation können auch diese Themen elektronisch fällig sein:

• Umsatzsteuer (Voranmeldungen und/oder Jahreserklärung)
• Gewerbesteuer
• ggf. Feststellungserklärungen (z. B. bei Personengesellschaften)

Ausnahmen: Wann Papier trotzdem erlaubt sein kann

Papier ist heute eher die Ausnahme – aber es gibt sie.

• ‍Arbeitnehmer-Ausnahmemit 410-Euro-Grenze
  ‍Wenn du hauptsächlich Arbeitnehmer bist (Arbeitslohn mit Lohnsteuerabzug) und zusätzlich nur sehr geringe positive Gewinneinkünfte hast, kann Papier weiterhin möglich sein. Als Orientierung wird hier häufig die 410-Euro-Grenze genannt. ‍
• Härtefall(„unbillige Härte“) – wenn digital wirklich unzumutbar ist
  Wenn die elektronische Abgabe für dich persönlich oder wirtschaftlich unzumutbar ist, kannst du beantragen, weiterhin Papier abgeben zu dürfen (Härtefallregel). Das kann z. B. passen, wenn du keinen geeigneten Zugang zu PC/Internet hast oder ihn nicht zuverlässig nutzen kannst, gesundheitliche Gründe, Alter oder vergleichbare Umstände die Online-Abgabe realistisch verhindern und es eine echte Sondersituation ist, in der die elektronische Abgabe unverhältnismäßig wäre.

Praxis-Tipp: Wenn du dich auf einen Härtefall berufen willst, gib den Antrag am besten gleich zusammen mit der Papiererklärung ab. Sonst kann es passieren, dass das Finanzamt erst einmal nicht bearbeitet und dich zur elektronischen Abgabe auffordert.

Fazit: Elektronisch ist der Standard – Papier nur mit klarer Ausnahme

Sobald bei dir Gewinneinkünfte auftauchen – also Selbstständigkeit, Gewerbe, Land- und Forstwirtschaft oder eine Gewinnermittlung (EÜR/Bilanz) – solltest du gedanklich einen Haken setzen: Dann erwartet das Finanzamt die Steuererklärung elektronisch. Wenn du trotzdem Papier schickst, ist die Chance groß, dass du später Post bekommst und alles noch einmal digital nachreichen musst. Das kostet Zeit, Nerven und kann im Zweifel Fristen unnötig eng machen.

Papier ist praktisch nur noch dann ein sinnvoller Weg, wenn dein Fall wirklich „klassisch“ ist – ohne Gewinneinkünfte. Und selbst dann nur, wenn du tatsächlich unter eine klare Ausnahme fällst (zum Beispiel eine sehr geringe Nebentätigkeit in der passenden Konstellation oder ein anerkannter Härtefall). Wenn du dir unsicher bist, ist elektronisch fast immer die sichere Abkürzung: einmal richtig abgeben, statt später doppelt.