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Entfernungspauschale: Alle steuerlichen Regelungen auf einen Blick

Steuerliche Regelungen zur Entfernungspauschale

Der Weg zur Arbeit ist kein Privatvergnügen. Deshalb können Sie die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz über die sogenannte Entfernungspauschale als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier lesen Sie, was es dabei aus steuerlicher Sicht zu beachten gilt und welche Regeln beispielsweise bei Fahrgemeinschaften gelten.

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Für welche Fahrten gibt es die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 EUR pro Kilometer und gilt für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (streng genommen: erster Tätigkeitsstätte). Bei der Berechnung der Strecke sind nur volle Entfernungskilometer anzusetzen, sodass bei einer Entfernung von 33,9 km lediglich 33 km für die Entfernungspauschale zugrunde gelegt werden können. Ob Sie die Strecke mit Auto, Fahrrad oder auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen, spielt dabei keine Rolle.

Ausgangspunkt für Ihren Weg zur Arbeit ist in der Regel Ihr Hauptwohnsitz (Lebensmittelpunkt). Wenn Sie also mehrere Wohnungen haben, können Sie nur dann die Entfernungspauschale der weiter entfernt liegenden Wohnung geltend machen, wenn sich dort Ihr Lebensmittelpunkt befindet (ein Ferienhaus im Allgäu rechtfertigt nicht die tägliche Fahrt nach Stuttgart, wenn die Familie ein Stadthaus in der Landeshauptstadt bewohnt).

Unabhängig vom Verkehrsmittel ist für die Bestimmung der Entfernung grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgebend für den Abzug als Werbungskosten

Tipp:
Keine Regel ohne Ausnahme: Wenn Sie aus gutem Grund eine andere, längere Strecke benutzen, kann die Entfernungspauschale auch nach dieser berechnet werden. Gründe für eine längere Strecke sind beispielsweise Zeitersparnis (weniger Verkehr, keine Ampeln etc.) oder auch eine angenehmere Fahrt (z.B. kein Umsteigen/Wartezeiten bei öffentlichen Verkehrsmitteln).

Wie viele Fahrten kann ich pro Jahr in der Entfernungspauschale ansetzen?

Pro Arbeitstag kann nur eine Fahrt angesetzt werden. Bei einer Fünftagewoche können Sie pauschal 230 Fahrten, bei einer Sechstagewoche bis zu 280 Fahrten pro Jahr abrechnen (Grund: Urlaub, Feiertage etc.). Wer mehr Fahrten geltend machen will, muss diese nachweisen (z. B. durch Aufzeichnungen der im Kalenderjahr durchgeführten Fahrten). Es gibt zwar keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht, das bedeutet aber nicht, dass das Finanzamt die erklärten Fahrten ungeprüft übernehmen muss. Fehlen bei einer großen Gesamtkilometerzahl derartige Aufzeichnungen, kann das Finanzamt schätzen.

Beispiel:
Sie fahren täglich mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu Ihrer 38 km entfernt liegenden Arbeitsstätte. Der Werbungskostenabzug über die Entfernungspauschale beträgt pro Tag 11,40 EUR (38 × 0,30 EUR). Bei einer Fünftagewoche können Sie also für das gesamte Jahr 2.622 EUR (230 Tage × 11,40 EUR) geltend machen.

Hinweis:
Setzt der Steuerpflichtige von Januar bis November die Entfernungspauschale an und kauft im Dezember die Bahncard 100, die dann für ein Jahr gültig ist, so sind alle Kosten abzugsfähig, obwohl im kommenden Jahr erneut die Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann.

Entfernungspauschale: Obergrenzen, Fahrgemeinschaften und verschiedene Verkehrsmittel

Ergibt sich aufgrund der Entfernungspauschale ein Werbungskostenbetrag von mehr als 4.500 EUR, können Sie diesen Betrag nur dann steuerlich geltend machen, wenn Sie mit dem eigenen oder einem zur Nutzung überlassenen Pkw gefahren sind. In diesem Fall kann das Finanzamt allerdings einen Nachweis für die tatsächlich gefahrenen Kilometer bzw. die Kosten verlangen.

Benutzen Sie dagegen für eine Teilstrecke den eigenen Pkw und für den Rest öffentliche Verkehrsmittel (oder werden für einen Teil des Jahres der eigene Pkw und für den anderen Teil öffentliche Verkehrsmittel benutzt), können nur entweder die Entfernungspauschale oder die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Wenn Sie mit einem Kollegen oder Ihrem Ehegatten gemeinsam zur Arbeit fahren, kann jeder den vollen Werbungskostenabzug geltend machen. 

Beispiel:
A fährt gemeinsam mit seinem Nachbarn und Arbeitskollegen B zur 35 km entfernten Arbeitsstätte. Die Arbeitskollegen wechseln sich beim Fahren ab. Sowohl A als auch B können jeweils 1.035 EUR (230 Tage × 35 km × 0,30 EUR) pro Jahr als Werbungskosten absetzen. Eventuelle Umwege, die durch die Fahrgemeinschaft notwendig sind, können Sie allerdings nicht absetzen.

Allerdings müssen die Mitfahrer die Obergrenze des Werbunskostenabzugs auf 4.500 EUR (s.o.) beachten, da sie ja nicht mit dem eigenen Pkw fahren.

Beispiel:
Vier Arbeitnehmer fahren an 240 Tagen gemeinsam zur 100 km entfernten Arbeitsstätte. Die Arbeitskollegen wechseln sich beim Fahren ab. Die Entfernungspauschale beträgt für die Zeit als Mitfahrer 5.400 EUR (180 Tage × 100 km × 0,30 EUR). Da nicht der eigene Pkw genutzt wird, ist die Entfernungspauschale auf 4.500 EUR begrenzt. Für die Zeit, in der der Arbeitnehmer selbst gefahren ist, können allerdings die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden (60 Tage × 100 km × 0,30 EUR = 1.800 EUR). Somit kann jeder der vier Arbeitnehmer 6.300 EUR geltend machen (4.500 + 1.800 EUR).

Welche Regeln gelten bei mehreren Arbeitgebern für die Entfernungspauschale?

Stehen Sie in mehreren Dienstverhältnissen, ist die Entfernungspauschale für jeden Weg zur regelmäßigen Arbeitsstätte anzusetzen, wenn Sie am selben Tag zwischenzeitlich in die Wohnung zurückkehren. Die Einschränkung, dass täglich nur eine Fahrt anerkannt wird, gilt dabei nicht.

Werden täglich mehrere Arbeitsstätten unmittelbar nacheinander angefahren, so können Sie die Strecken addieren. Die für die Ermittlung der Entfernungspauschale anzusetzende Entfernung darf dann höchstens die Hälfte der Gesamtstrecke betragen.

Beispiel: 

Z fährt vormittags von seiner Wohnung in A zur regelmäßigen Arbeitsstätte in B, nachmittags weiter zur regelmäßigen Arbeitsstätte in C und abends zurück zur Wohnung in A. Die Entfernungen betragen zwischen A und B 30 km, zwischen B und C 40 km und zwischen C und A 50 km. Die Gesamtentfernung beträgt 30 + 40 + 50 km = 120 km, die Entfernung zwischen der Wohnung und den beiden regelmäßigen Arbeitsstätten 30 + 50 km = 80 km. Da dies mehr als die Hälfte der Gesamtentfernung ist, kann Z 60 km (120 km/2) für die Ermittlung der Entfernungspauschale ansetzen.

Wie wirken sich Arbeitgeberzuschüsse auf die Entfernungspauschale aus?

Die Entfernungspauschale steht Ihnen zwar unabhängig von der Höhe Ihrer tatsächlichen Kosten zu. Die folgenden steuerfreien bzw. pauschal versteuerten Arbeitgeberleistungen müssen jedoch auf die Entfernungspauschale angerechnet werden:

  • steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bis höchstens 1.080 EUR (Rabattfreibetrag)
  • der pauschal versteuerte Arbeitgeberersatz bis zur Höhe der abzugsfähigen Entfernungspauschale
  • (44-EUR-Grenze) steuerfreie Sachbezüge für die Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte

Versteuert der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss oder eine Sachzuwendung (z.B. Job-Ticket) pauschal, entfällt für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, eine Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte geltend zu machen. Nur wenn der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss die Fahrtkosten des Arbeitnehmers nicht voll abdeckt, kann der Arbeitnehmer die Differenz noch als Werbungskosten abziehen.

Welche Kosten kann ich über die Entfernungspauschale hinaus absetzen?

Mit dem Ansatz der Entfernungspauschale sind die meisten Kosten (z. B. Parkgebühren, Motorschaden, Finanzierungskosten, Leasinggebühren, Diebstahl) abgegolten, die für den Weg zur Arbeit anfallen. Unfallkosten und Fährkosten können Sie jedoch zusätzlich absetzen. 

Behinderte Arbeitnehmer (bei Minderung der Erwerbsfähigkeit um mindestens 70 Prozent, bzw. mindestens 50 Prozent wenn die Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt ist) können anstelle der Entfernungspauschale auch die tatsächlichen Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte absetzen. Dabei ist die tatsächlich gefahrene Strecke maßgebend. Alternativ können behinderte Arbeitnehmer 0,60 EUR pro Kilometer in der Entfernungspauschale ansetzen, ohne einen Einzelnachweis zu führen.

Bringt Sie Ihr Ehepartner zur Arbeitsstelle und holt er Sie abends mit dem Pkw wieder ab, können pro Tag zwei Hin- und Rückfahrten abgerechnet werden

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