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Dienstwagen: Das sollten Arbeitnehmer steuerlich beachten

Steuerliche Aspekte Dienstwagen des Arbeitnehmers

Ein schicker Dienstwagen hat viele Vorteile: Der Arbeitgeber zahlt die meisten Kosten, häufig sogar für den privaten Spritverbrauch, bei Reparaturen übernimmt die Vertragswerkstatt; und wenn der Wagen mal ausfällt, steht sofort ein adäquater Ersatz zur Verfügung. Trotzdem sollten Sie beim Thema Dienstwagen auch einige steuerliche Aspekte bedenken, beispielsweise die Versteuerung des geldwerten Vorteils über die Einkommensteuer.

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Welche steuerlichen Auswirkungen hat die Nutzung eines Dienstwagens?

Wenn Sie den Dienstwagen auch für Privatfahrten nutzen dürfen, müssen Sie den entsprechenden Nutzungswert als Arbeitslohn versteuern. Eine Privatnutzung kann nur ausgeschlossen werden, wenn es ein privates Nutzungsverbot gibt, das entsprechend vom Arbeitgeber kontrolliert wird. In aller Regel holt sich das Finanzamt seinen Anteil – wie hoch der ist, ermittelt das Finanzamt entweder mit Hilfe eines von Ihnen geführten Fahrtenbuchs, oder nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung. Welches Verfahren angewendet werden soll, können Sie in Absprache mit Ihrem Arbeitgeber festlegen (Achtung: Es darf bei demselben Kfz während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden).

Praxis-Tipp:
Wenn Ihr Arbeitgeber die 1-%-Regelung angewandt hat, und Sie trotzdem ein Fahrtenbuch geführt haben, können Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung ggf. den Bruttoarbeitslohn korrigieren. Rechnen Sie wie folgt: Bruttoarbeitslohn lt. Bescheinigung - darin enthaltener Nutzungswert + Nutzungswert gemäß Fahrtenbuchmethode = korrigierter Bruttoarbeitslohn

Wenn Sie Ihren Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen (und hierfür ein geldwerter Vorteil angesetzt wird), können Sie wie bei Fahrten mit dem eigenen Pkw auch die Entfernungspauschale als Werbungskosten (hier bitte Link auf Beitrag Werbungskosten) absetzen. Hat Ihr Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal versteuert (dies ist durch einen entsprechenden Eintrag auf der Lohnsteuerkarte ersichtlich), ist kein Abzug möglich.

Achtung:
Wenn Sie bei einer privaten Fahrt einen Unfall haben, gehören die Reparaturkosten nicht zu den Gesamtkosten eines dem Arbeitnehmer überlassenen Dienstwagens. Folge: Wenn der Arbeitgeber die Unfallkosten übernimmt, müssen Sie diese als zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern. Bei Unfallkosten, die im einzelnen Schadensfall nach Abzug von Erstattungen den Betrag von 1.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer nicht übersteigen, können die Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden. Dieses gilt sowohl bei der 1-%-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode.

Wie berechne ich den geldwerten Vorteil meines Dienstwagens?

Grundsätzlich können Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens entweder pauschal (sogenannte 1-%-Regelung) oder nach der Fahrtenbuchmethode ermitteln.

Wenn Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens mit der 1-%-Regelung ermitteln wollen, bleiben die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer bedeutungslos. Ohne Beachtung der Kfz-Kosten und der tatsächlich gefahrenen Kilometer wird stattdessen für die private Nutzung pauschal 1 Prozent des Fahrzeug-Listenpreises (der inländische Brutto-Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. Sonderausstattung) pro Monat als Arbeitslohn angesetzt. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erhöht sich der Betrag um 0,03 % pro Entfernungskilometer. Bei doppelter Haushaltsführung (Link auf Beitrag doppelte Haushaltsführung) kommen noch einmal 0,002 % pro Heimfahrt und Entfernungskilometer hinzu, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Handelt es sich bei Ihrem Dienstwagen um ein Elektrofahrzeug, werden die Kosten des Batteriesystems vom Listenpreis des Fahrzeugs abgezogen (die Ermäßigung richtet sich nach den Kilowattstunden der Batterie und ist auf höchstens 10.000 Euro begrenzt).  

Wird das Fahrzeug nur gelegentlich für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genutzt, ist nicht mehr zwingend die Monatspauschale (0,03 %) anzusetzen.

Tipp: Hierbei gelten folgende Grundregeln:

  • Entweder Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer oder Monatspauschale (0,03 %).
  • Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
  • Einmalige Wahl für Kalenderjahr, kein Wechsel möglich.
  • Bei der Einkommensteuererklärung ist eine andere Entscheidung möglich.

Steht fest, dass der Arbeitnehmer den Pkw nur für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen darf, kommt die 1-%-Regelung nicht zum Tragen. Zu versteuern ist lediglich der Nutzungsvorteil aufgrund der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03 %.

Alternativ können Sie den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagens mit Hilfe eines Fahrtenbuchs ermitteln. Nach den Vorgaben des Bundesfinanzhofs (BFH) muss ein Fahrtenbuch zu den beruflichen Fahrten mindestens folgende lesbare Angaben ausweisen:

  • Datum
  • Reiseziel bzw. Reiseroute
  • die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. die dienstliche Tätigkeit
  • den Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt

Mehrere Teilabschnitte einer Reise können zu einer Eintragung verbunden werden, wenn die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.

Am Beginn und am Ende einer privaten Nutzung ist der Gesamtkilometerstand anzugeben. Weitere Informationen sind nicht notwendig.

Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Diese Vorgaben treffen auch auf Personen zu, die einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen (Ärzte, Steuerberater etc.).

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form (keine Loseblattsammlung oder Ordner) geführt werden, und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands sind vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben. Eine Computerdatei genügt nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind.

Tipp: Machen Sie Ihre Eintragungen direkt in Ihr Fahrtenbuch, verzichten Sie auf Notizzettel. Bei Fehlen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs müssen Sie den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode berechnen.

Einzelne, vom Arbeitnehmer selbst getragene Kraftfahrzeugkosten (z. B. einzelne Treibstoffkosten, Garagenmiete) können als Werbungskosten berücksichtigt werden, allerdings nur wenn die Fahrtenbuchmethode angewandt wird.

Zur Berechnung des geldwerten Vorteils müssen Sie zunächst die Gesamtkosten (Abschreibung, Versicherung, Steuer, Benzin etc.) des gesamten Jahres ermitteln, die auf das Fahrzeug entfallen.

Tipp: Die Abschreibung muss nicht unbedingt mit den AfA-Sätzen angesetzt werden, die bei der Gewinnermittlung Gültigkeit haben. Vielmehr ist im Regelfall von einer AfA für Pkw von 12,5 % (acht Jahre Nutzungsdauer) auszugehen.

Der private Anteil wird folgendermaßen berechnet:

Gesamtkosten

Gesamtfahrleistung

× private Fahrleistung laut Fahrtenbuch

Die private Fahrleistung umfasst auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie die Fahrstrecke, die im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zurückgelegt wird, sofern die Kosten nicht als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Beispiel: Der Arbeitnehmer A nutzt einen Dienstwagen (Listenpreis 35.000 EUR), den der Arbeitgeber für 25.000 EUR erworben hat. Die Gesamtkosten (inkl. AfA) für das Kfz betrugen 15.000 EUR bei einer Fahrleistung von 50.000 km. Neben der privaten Nutzung (8.000 km) hat A während einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung wöchentlich zwei Familienheimfahrten (40 Fahrten, Entfernung 220 km) absolviert. An 230 Tagen fuhr A jeweils 10 km zu seiner Arbeitsstätte.

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