Steuerfreie Gehaltsextras: Wichtige Steuerspielregeln beachten
Bietet dir dein Arbeitgeber eine Gehaltserhöhung an, ist das sicherlich eine feine Sache. Doch der Blick auf den Gehaltszettel dürfte die erste Freude trüben. Denn von einer klassischen Gehaltserhöhung fallen bis zu 50% für Lohnsteuer und Sozialabgaben weg. Wer mit seinem Arbeitgeber statt einer klassischen Gehaltserhöhung steuerbegünstigte Gehaltsextras vereinbart, verhindert den Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherung. Doch Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen hier ein paar Spielregeln beachten.
Einige Gehaltsextras müssen „on top“ gewährt werden
Manche Gehaltsextras sind nur steuerbegünstigt bzw. steuerfrei, wenn diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Das bedeutet im Klartext: Möchte ein Arbeitnehmer weniger Steuern für sein Gehalt bezahlen und bittet seinen Vorgesetzten darum, einen Teil seines Gehalts in steuerfreie Gehaltsextras umzuwandeln, geht die Steuerfreiheut der Gehaltsextras verloren, weil die Gehaltsextras hier nicht „on top“ erfolgen.
Für diese Gehaltsextras gilt die Voraussetzung, dass diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen, Kurzinfo Lohnsteuer Nr. 05/2015 v. 9.7.2015):
- Arbeitgeber übernimmt (teilweise) die Kosten für den Kindergartenplatz der Kinder des Arbeitnehmers (§ 3 Nr. 33 EStG).
- Der Arbeitgeber gewährt Zuschüsse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes nach § 3 Nr. 34 EStG (Massagen, Rückengymnastik).
- Der Arbeitgeber schenkt seinem Mitarbeiter ein Handy, ein Tablet oder einen PC und möchte dieses Präsent pauschal besteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG).
Beispiel
Ein Arbeitgeber zahlt einem Mitarbeiter monatlich 3.000 Euro brutto. Die Kindergartengebühren für die Kinder des Mitarbeiters betragen 250 Euro monatlich. Der Arbeitgeber a) übernimmt diese Kosten zusätzlich zum Bruttoarbeitslohn von 3.000 Euro oder b) zahlt dem Arbeitnehmer nur noch einen Bruttoarbeitslohn von 2.750 Euro und zahlt von den restlichen 250 Euro den Kindergartenplatz.
| Variante a: Kindergartenzuschuss „on top“ | Variante b: Kindergartenzuschuss durch Entgeltsumwandlung |
Gehaltsextra steuerfrei nach § 3 Nr. 33 EStG | ja | nein |
Begründung | Zuschuss wird zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleitet | Zuschuss entsteht durch Umwandlung von klassischem Gehalt (= nicht zusätzlich) |
Tipp: Gehaltsextras, die zusätzlich zum ohne hin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden müssen, kommen vor allem in folgenden Situationen in Betracht:
- Es steht eine Gehaltserhöhung an.
- Der Arbeitgeber gewährt eine freiwillige Sonderzahlung.
- Du bist in einem Bewerbungsgespräch und machst die Zusammensetzung des Gehalts zum Thema.
Handynutzung ist beliebtestes Gehaltsextras
Eines der beliebtesten Gehaltsextras bei Arbeitnehmern ist die Zurverfügungstellung eines Smartphones oder eine Tablets. Der Clou dabei: Selbst wenn der Arbeitnehmer das Smartphone oder das Tablet zu 100% privat nutzt, ist dieser geldwerte Vorteil komplett steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG. Dieses Extra ist deshalb so beliebt, weil sich der Arbeitnehmer den teuren Kaufpreis für ein neues Smartphone oder Tablet spart sowie monatlichen Gebühren. Damit die Steuerfreiheit dieses Gehaltsextras vom Finanzamt akzeptiert wird, muss das Smartphone oder das Tablet im Eigentum des bleiben und der Arbeitnehmer darf es frei nutzen.
Praxis-Tipp:
Der Arbeitgeber sollte mit dem Arbeitnehmer eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung treffen, sich die Aushändigung des Telekommunikationsgeräts bestätigen lassen und diese Vereinbarung samt Bestätigung bei den Lohnunterlagen aufbewahren. Denn ohne die Aushändigungsbestätigung könnte das Finanzamt bei einem Arbeitgeber in Form eines Einzelunternehmers unterstellen, dass er das Smartphone selbst nutzt. In diesem Fall müsste der Einzelunternehmer für die Privatnutzung Steuern bezahlen. Das wird durch die Vereinbarung und Aushändigungsvereinbarung verhindert.
Rechtssicherheit durch Antrag auf Anrufungsauskunft
Oftmals sträuben sich Arbeitgeber aus Unsicherheit gegen die Gewährung von Gehaltsextras. Sie fürchten Fehler und die Haftung für Lohnsteuer. Doch diese Unsicherheit kann durch einen Antrag beim Finanzamt ausgeräumt werden. Beantragt der Arbeitgeber beim Finanzamt die Erteilung einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG, beurteilt das Finanzamt das Gehaltsextras aus Sicht der Lohnsteuer und verrät, ob steuerlich alles korrekt ist. Diese Anrufungsauskunft zur Rechtssicherheit bei der Lohnsteuer für Gehaltsextras ist übrigens ein kostenloser Service des Finanzamts.
