Abschreibung von beruflichen Arbeitsmitteln: Wie funktioniert das?

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Wenn du als Arbeitnehmer berufliche Arbeitsmittel kaufst, kannst du die Kosten dafür in deiner Steuererklärung des Zahlungsjahres als Werbungskosten abziehen. Dabei kommt es auf die Höhe des Kaufpreises, auf die Beschaffenheit des Arbeitsmittels und auf den Kaufzeitpunkt an. Hier findest du die Steuerspielregeln zur Abschreibung.

Am einfachsten ist es natürlich, wenn die Kosten für ein berufliches Arbeitsmittel im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Werbungskosten abziehbar sind. Das funktioniert bei Arbeitnehmern, wenn der Kaufpreis des Arbeitsmittels netto (also ohne Umsatzsteuer) maximal 800 Euro betragen hat und dieses Arbeitsmittel ohne zusätzliche Hilfsmittel (Geräte) benutzt werden kann. Im Fachjargon spricht man von einem geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG).

Einen Sonderfall stellen Hardware und Software dar. Sie sind oft teurer als 800 Euro oder nicht eigenständig nutzbar (für die Nutzung eines Druckers braucht man beispielsweise in der Regel ein zusätzliches Gerät, das den Druckbefehl gibt) und mussten bisher über drei Jahre abgeschrieben werden. Zum 1. Januar 2021 hat die Finanzverwaltung die steuerlich zugrunde zu legende Nutzungsdauer aber auf ein Jahr verkürzt. Für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, können Laptops, Tablets, Computer, aber auch Software und Zubehör wie Maus, Tastatur und Drucker im Jahr des Kaufs steuerlich vollständig berücksichtigt werden.

Kommt kein Sofortabzug in Frage, ist der Kaufpreis für ein berufliches Arbeitsmittel auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Gegenstandes abzuschreiben. Die Nutzungsdauer gibt das Finanzamt in seinen amtlichen Afa-Tabellen vor. Wird das berufliche Arbeitsmittel während des Jahres gekauft, ist die Jahresabschreibung für Vormonate zu kürzen.

Dabei gibt es verschiedene Formen der Abschreibung:

• Lineare Abschreibung: Bei der linearen Abschreibung verteilt sich die Höhe der Abschreibungen gleichmäßig auf die Nutzungsdauer und es wird jedes Jahr der gleiche Betrag abgeschrieben.
• Degressive Abschreibung: Da der Wert vieler Nutzungsgegenstandes in den Anfangsjahren deutlich schneller sinkt als in späteren Jahren, wird bei der degressiven Abschreibung die Höhe der Abschreibung angepasst: Sie ist im ersten Jahr am höchsten und sinkt dann im Laufe der Nutzungsdauer.
• Progressive Abschreibung: Hier funktioniert die Abschreibung genau entgegengesetzt der degressiven Abschreibung: Anfangs ist der Wert der Abschreibung am geringsten und steigt dann bis zum Ende der Nutzungsdauer an.
• Leistungsbezogene Abschreibung: Wenn man einem Gegenstand eine Gesamtleistung unterstellen kann (beispielsweise einer Maschine, die im Betrieb in manchen Jahren häufiger zum Einsatz kommt als in anderen), kann der Wert bei einer leistungsbezogenen Abschreibung entsprechend seiner jährlichen Leistung abgeschrieben werden.

Tipp: Wer für die Erstellung der Steuererklärung QuickSteuer nutzt, genießt einen besonderen Service. Gib einfach an, was Du wann und zu welchem Preis gekauft hast und das Programm ermittelt automatisch die amtliche Nutzungsdauer und die Abschreibungsbeträge.