22.01.2010

Reisekosten: Aufteilung in privaten und beruflichen Anteil - So funktioniert es

Der Große Senat des Bundesfinanzhofs veröffentlichte am 13. Januar 2010 seine lange erwarteten Beschluss zum Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug teils privat, teils beruflich veranlasster Reisekosten (Beschluss v. 21.9.2009, GrS 1/06). Die gute Nachricht: Reisekosten dürfen aufgeteilt werden! Die schlechte Nachricht: Ohne Fleiß, kein Preis!

Stieß das Finanzamt in der Steuererklärung auf Reisekosten an touristisch attraktive Orte oder an Orte mit sportlichen Großveranstaltungen, wurde häufig der Rotstift gezückt. Das Finanzamt erkannte dann keinen Cent der Reisekosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben an, wenn die Reise teils privat und teils beruflich veranlasst war. Die Finanzämter beriefen sich hier auf Paragraph 12 Nummer 1 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes, nach dem für solche Kosten ein Aufteilungs- und Abzugsverbot greift.

Aufzeichnungen unbedingt notwendig

Doch die Richter des Bundesfinanzhofs bewiesen mehr Fingerspitzengefühl und erlaubten die Aufteilung teils privater, teils beruflicher Reisen. Die ermittelten privaten Ausgaben dürfen nicht steuerlich abgezogen werden, die beruflichen Reisekosten dagegen schon. Die Aufteilung der Reisekosten erfolgt nach Zeitanteilen.

Praxis-Tipp:

Die Zeitanteile - also wie viel Zeit der Reise mit beruflichen Tätigkeiten und wie viel Zeit der Reise mit Privatvergnügen verbracht wurde - hat der Steuerzahler nachzuweisen. Hierzu ist eine Art Tagebuch notwendig. Die Aufzeichnungen müssen zeigen, wann die erste und letzte berufliche Aktivität ausgeübt wurde.

Beispiel:

Arbeitnehmer Heinz Wohlgemut nimmt an einem beruflichen Seminar in Frankreich teil. Nachdem das Seminar am fünften Tag beendet ist, hängt er noch drei Tage Urlaub an. Kann er das mit seinen Aufzeichnungen belegen, sind 5/8 der Reise beruflich veranlasst und 3/8 privat.

In drei Schritten zum Abzugsbetrag

Ist der berufliche und private Zeitanteil geklärt, sind folgende drei Schritte notwendig, um zu den abziehbaren Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben zu kommen:

·         Schritt 1 – voll abziehbare Ausgaben: Ermittlung der ausschließlich betrieblichen Ausgaben (Seminargebühren, Ausgaben für Treffen mit Kunden, Teilnahme an Seminar, etc.).

·         Schritt 2 – nicht abziehbare Ausgaben:  Alle rein privaten Ausgaben sind nicht abziehbar (Pauschale für Sightseeing, etc.).

·         Schritt 3 – allgemeine Kosten aufteilen: Die An- und Abreisekosten sowie die Übernachtungskosten sind nach Zeitanteilen aufzuteilen.

Ohne Fleiß kein Preis

Dass das Finanzamt den Beschluss des Bundesfinanzhofs anwenden wird, daran besteht kein Zweifel. Doch die Ermittlung der Zeitanteile dürfte wegen Nachweisproblemen künftig ein Streitthema sein. Um steuerlich auf der sicheren Seite zu stehen und sämtliche Zweifel des Finanzamts zu zerstreuen, sollten sämtliche Nachweise gesammelt werden, die den beruflichen Zeitanteil belegen. Als Nachweise sind zu empfehlen:

• Einladungsschreiben eines Kunden zu beruflichen Gesprächen
• Lehrgangs- oder Seminarunterlagen (Dauer der Fortbildung, Inhalt)
• Visitenkarten von Personen, die man aus beruflichen Gründen aufgesucht hat.
• Zuzahlungen des Chefs und Freistellung von der Arbeit während der Ausübung der beruflichen Tätigkeiten
• Zeugen benennen, die die beruflichen Zeitanteile bestätigen